boBYTE CONSULTING

Dupa multe discutii avute cu profesionisti in Resurse Umane si Project Manageri, am ajuns la concluzia ca a alege un Project Manager este un proiect care trebuie tratat cu maxima atentie, avand in vedere miza.

Ca in orice alt proiect, incepem cu project charter-ul: definim scopul (fisa postului cu lista de competente necesare si pragul minim de departajare a candidatilor), echipa de recrutare (poate fi personalul din departamentul HR, neaparat o persoana tehnica, si, optional, un manager superior care sa valideze ocuparea postului) si stabilim un buget (aici trebuie inclusa si plaja salariala targetata, precum si costurile previzionate cu intreg procesul de recrutare).

Tot in project charter ar fi bine sa definim metodologia de recrutare: direct search - pentru norocosii care au cunostinte si ii pot aduce la interviu, database search - pentru si mai putini norocosii care chiar dispun de o baza de date de candidati - de obicei este cazul firmelor de recrutare si advertised search - probabil cea mai des folosita metoda prin care se posteaza anunturi pe site-urile de recrutare sau in ziare de mare tiraj. Orice combinatie este permisa. Nu uitati sa precizati si termenul limita, venit de obicei din partea operationala.

Odata validat proiectul, intram in faza de sourcing a candidatilor: primirea candidaturilor se face functie de posibilitati (import intr-o baza de date sau intr-un fisier de calcul tabelar sau pur si simplu imprimarea pe suport hartie a cv-urilor primite) si arhivarea informatiei (nu se stie niciodata cand vom mai avea nevoie sa reluam un proiect similar).

In urmatoarea etapa, faza de screening, se face departajarea aplicantilor. Avand in vedere ca singura informatie pe care o avem despre un candidat este CV-ul lui, departajarea posibililor candidati interesanti de restul masei de aplicanti trebuie neaparat facuta de un expert tehnic, avand in vedere competentele urmarite. Este o buna practica trimiterea de raspunsuri negative in urma acestei etape tuturor aplicantilor care nu au corespuns criteriilor de ie.

De obicei rata candidaturilor relevante pentru acest tip de proiect este aproape de 70% (indicatorul a fost calculat folosind raportul dintre numarul de candidati relevanti unici si totalul aplicarilor). Mare atentie la aplicarile duplicat (nu de putine ori se intampla ca un candidat sa-si forteze norocul aplicand in nestire la anunt) si la formatul candidaturilor (in general un document de tip text este cel mai des intalnit, insa s-au vazut cazuri de cv-uri in Excel sau arhive parolate, emitentul uitand sa trimita si parola - cazuri clare de respins).

Este de preferat sa se pastreze cat mai multe aplicari, intrucat in urmatoarele etape numarul acestora se va micsora dramatic. Pastrati eventualele rezerve deoparte in prima faza pentru ca trebuie mitigat riscul de a ramane fara candidati cand se apropie termenul limita de recrutare.

Apoi contactati telefonic toti candidatii considerati relevanti. In partea initiala a apelului intrebati candidatul daca poate discuta cateva minute (nu uitati ca nu faceti interviu telefonic, deci keep it short and relevant), in caz contrar stabiliti de comun acord un moment cand se poate discuta. Nu uitati sa va prezentati si sa precizati pentru ce sunati candidatul (cu siguranta nu sunteti singurul angajator la care a aplicat).

Scopul contactului telefonic este sa va asigurati ca potentialul candidat mai este interesat de oferta de lucru (de aceea e mai bine sa contactati candidatii la cel mult o saptamana distanta de la data aplicarii) si sa stabiliti data si ora cand va veti intalni. O alta buna practica este sa trimiteti un mesaj de confirmare a intalnirii, in care sa precizati si locatia exacta, eventual cu o mini-harta atasata, precum si persoana cu care va discuta candidatul si un telefon de contact in cazul in care trebuie reprogramat interviul.

Peste 90% din candidatii interesati de oferta se vor prezenta la interviu. Restul sunt cazuri de neprezentare, si e de preferat sa evitati sa mai aveti contacte pe viitor cu astfel de persoane. Un bun Project Manager intotdeauna ajunge la timp sau da un semn in cazul in care nu mai poate ajunge. Cine nu o face are mari probleme de comunicare, si cu siguranta nu va doriti un astfel de coleg in echipa.

Pentru a va asigura reusita proiectului, ar trebui sa aveti cel putin 30-40 de candidati in aceasta faza. Pregatiti-va temeinic inainte de interviu, o fisa de interviu ar fi ideala, mai ales pentru persoanele care nu au experienta in domeniul recrutarii.

Notati in fisa de interviu toate intrebarile la care doriti sa primiti raspunsuri si eventualele situatii in care doriti sa puneti candidatul astfel incat sa urmariti reactiile acestuia. Notati orice nelamurire aveti referitoare la CV-ul candidatului si, evident, cititi cu atentie toate documentele pe care vi le-a trimis candidatul inainte de intalnire - nimic nu este mai enervant pentru un candidat decat sa descopere ca nici macar nu i-ati citit CV-ul si trebuie sa piarda cel putin un sfert de ora din timpul intalnirii reluand informatia scrisa.